La transition numérique a bouleversé les usages et les process en entreprises. Depuis les années 2000, en France, différentes lois sur la dématérialisation et réglementations sont venues encadrer le sujet.
La dématérialisation est un enjeu crucial de la performance et de la compétitivité des acteurs économiques. Les PME peuvent se heurter à de nombreuses difficultés notamment réglementaires en amorçant ce tournant particulièrement serré.
Voici un tour d’horizon des normes légales à prendre en compte et à respecter pour réussir son projet de dématérialisation d’entreprise.
La loi sur la dématérialisation en France : Admission de l’écrit électronique comme preuve
En France, c’est l’article 1316-1 du code civil qui a marqué l’avènement de la loi en matière de dématérialisation pour les process des entreprises. Cet article admet l’écrit électronique comme preuve au même titre que les documents papier.
Il pose deux garanties pour ce faire :
- pouvoir identifier l’émetteur
- pouvoir garantir l’intégrité du document.
La législation européenne, prénommée elDAS (règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur du 23 juillet 2014) contribue à la généralisation de la dématérialisation des documents. En effet elle prévoit qu’un service de confiance numérique ne peut être refusé que dans la mesure où le destinataire ne serait pas en mesure de le lire. En outre, les cachets électroniques garantissent l’origine et l’intégrité du document afin de vérifier qu’ils n’ont pas été modifiés.
A lire : La dématérialisation des processus comptable au sein de l’entreprise
Comment la loi organise la dématérialisation des factures en France ?
La nécessité de dématérialiser le traitement des factures est cruciale pour un projet de dématérialisation efficace. Elle permet aux entreprises françaises de gagner en productivité et en rapidité.
La loi Macron en date du 6 août 2015 oeuvre pour la dématérialisation en imposant aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électronique transmises par d’autres entreprises privées. Un processus similaire est en cours pour étendre cette obligation aux relations BtoB dans le secteur privé, suite à la loi de finances pour 2020. Quelques prescriptions sont à prendre en compte pour organiser la dématérialisation de ses factures.
Il est possible d’envoyer aux entreprises clientes des e-factures. Il ne s’agit pas d’e-mail mais de factures envoyées par une application numérique sécurisée qui fournit une preuve de sa réception. Les factures papier peuvent être détruites après leur numérisation et leur indexation avec signature RGS pour leur conservation en archivage unique afin de garantir la fiabilité de l’information.
Ces factures avec des signatures qualifiées RGS en format PDF peuvent être transmises à l’Administration fiscale pour valoir ce que de droit.
Les exigences législatives pour la dématérialisation du service RH
En France, la loi organise la dématérialisation du service des Ressources Humaines, véritable gain d’efficacité et de productivité pour les entreprises. Ainsi, depuis la loi de simplification du droit du 12 mai 2009, le code du travail prévoit la possibilité de remettre la fiche de paie à l’ensemble des salariés par voie électronique.
Plusieurs conditions doivent, à ce titre, être respectées :
- La remise du bulletin de paie pouvait s’effectuer sous forme électronique sous réserve de l’accord préalable du salarié. La loi travail du 8 août 2016 a simplifié le processus, désormais, c’est au salarié de faire part de son opposition. Le bulletin de paie dématérialisé devient ainsi la norme.
- La remise doit s’effectuer dans des conditions propres à assurer l’intégrité des informations.
- L’employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant une durée de cinquante ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite.