Créez des espaces de travail hybrideS
Utilisez les bons outils pour simplifier le passage du bureau au télétravail
2020 était une année particulière rythmée par la pandémie de Covid-19, pour autant, l’activité professionnelle a su s’adapter grâce aux solutions de continuité d’activité mises en place par les entreprises.
Selon le sondage établi par le Ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion en novembre 2020, 41% des actifs ont travaillé en télétravail dont 23% à temps complet*. Ce chiffre est en constante croissance ce qui oblige les employeurs à adapter et à fournir le matériel adéquat pour que leurs salariés puissent travailler dans de bonnes conditions depuis leur domicile. On parle alors de « Flex Office » ou « environnement de travail hybride », c’est-à-dire d’environnements où le salarié alterne entre le télétravail et le présentiel.
Grâce aux moyens techniques actuels, comment s’adapter à ce nouvel environnement de travail hybride ?
Tout d’abord, il est primordial de comprendre les goulots d’étranglement et de faire un point sur la situation existante de votre entreprise. Par exemple, la décentralisation des employés oblige les entreprises à opter pour des nouveaux outils de communication collaboratifs afin de connecter les salariés entre eux. Il en est de même pour les équipements de bureau tels que l’imprimante multifonction professionnelle (MFP). Il n’est plus nécessaire d’aller au bureau pour imprimer, numériser ou copier ses documents. Il existe des modèles d’imprimantes professionnelles compactes répondant aux normes de sécurité exigées qu’un modèle grand public ne peut garantir. L’authentification locale ou réseau, le chiffrement des données, l’écrasement et l’effacement des données, l’accès par mot de passe, etc… sont des éléments efficaces qui réduiront le risque qu’une faille de cybersécurité se produise. De surcroît, pour apporter encore plus de sécurité au MFP, il existe des suites logicielles pour sécuriser et contrôler l’accès, la modification ou le partage des documents.
Numérisez vos documents
Sécurisez vos données
Augmentez l’autonomie de vos collaborateurs
Améliorez la productivité de vos équipes
Lorsque l’on évoque la question de la gestion du document dans un environnement hybride, la numérisation des documents est un processus incontournable. Equiper les organisations d’une solution de capture et d’indexation des données permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité des collaborateurs puisque ce procédé est automatisé grâce à l’Intelligence Artificielle dont elle est dotée.
Toutes ces exigences dont vous avez besoin à domicile, ainsi qu’au bureau, sont tout à fait envisageables et ne requièrent pas d’installation complexe. Les solutions SaaS (logiciel en tant que service) ne nécessitent pas d’infrastructure lourde, seulement une connexion Internet.
Leur accessibilité et leur évolutivité sont les raisons pour lesquelles les organisations choisissent ce type de solution SaaS.
Une fois les matériels et logiciels installés, l’organisation doit se les approprier en formant tous les salariés au bon usage des outils pour une utilisation efficiente. Les collaborateurs seront plus agiles et développeront des compétences technologiques.
Enfin, cette situation est vouée à durer dans le temps, le télétravail deviendra petit à petit ancré dans les mœurs comme dans les pays Scandinaves où ce dernier est déjà bien implanté. Les avantages de ce monde hydride ne sont plus à prouver. Aujourd’hui, il ne s’agit plus d’une éventualité, mais d’une nécessité qui va s’accentuer avec l’arrivée dans le monde du travail de la génération Z. Cet environnement hybride sera, nous en sommes convaincus, un atout de séduction qui attirera ces futurs collaborateurs.
Téléchargez notre guide sur les espaces de travail intelligentS
Pour en savoir plus sur les environnements de travail hybrides et les solutions à mettre en place pour renforcer la sécurité de vos documents et la productivité de vos collaborateurs, téléchargez notre livre blanc.