La réduction des déchets représente un réel investissement pour les entreprises qui tendent vers une organisation plus respectueuse de l’environnement. Afin de diminuer leur empreinte écologique et devenir socialement responsable, un processus de dématérialisation s’enclenche aujourd’hui dans la plupart des sociétés ! Celui-ci ne peut toutefois être conduit de manière isolée. Faire appel à un expert en dématérialisation des documents s’avère incontournable pour le bon déroulement des opérations.
La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?
Dématérialiser des documents consiste, comme son nom l’indique, à remplacer le format papier par les fichiers numériques. Il s’agit là de dématérialisation duplicative. Si l’on produit ses documents directement au format numérique à partir d’un système d’information, on emploiera alors le terme de dématérialisation native. À titre d’exemple, une facture PDF est générée automatiquement par un progiciel, un bulletin de paye par un SIRH, ou un contrat client par une application métier.
Cependant, il serait plus exact de parler de dématérialisation des processus que de documents, puisqu’elle nécessite une réorganisation profonde du processus de traitement d’un flux documentaire : tâches à effectuer, intervenants, outils mis en place, procédures…
Pourquoi dématérialiser ses documents papier ?
Depuis plusieurs années, la dématérialisation fait partie intégrante de notre vie personnelle et professionnelle. En effet, nous passons le plus clair de notre temps à consulter des fichiers diffusés en format numérique. Alors, au-delà d’une prise de conscience écologique, les avantages de la dématérialisation de documents sont nombreux…
Une réduction des frais d’impression, d’envoi et d’acheminement
D’un point de vue économique, tous les frais relatifs à l’impression des documents vont disparaître. Ces coûts comprennent bien évidemment les multiples ramettes de papier commandées chaque mois, mais aussi les cartouches d’encre et les imprimantes. Les frais liés à l’envoi et à l’acheminement des documents se voient également supprimés grâce à une diffusion numérique, via les e-mails ou la messagerie instantanée.
Un gain de temps et de productivité
Toujours dans ce principe de dématérialisation, l’archivage numérique se présente comme une source d’économies. Et pour cause, l’archivage des documents papier est une perte de temps et de productivité pour les salariés, compte tenu de l’organisation qu’il requiert. À cela s’ajoute le temps passé à la recherche de documents, qui peuvent, parfois par erreur, être classés dans un mauvais dossier ou détériorés par le temps ou divers facteurs… Les gains à réaliser par le biais d’un logiciel expert en dématérialisation des documents ne sont donc pas négligeables !
Une réception plus rapide des documents
Cette dématérialisation et transformation digitale est également synonyme de rapidité. Alors que l’envoi postal d’un document nécessite un ou plusieurs jours de réception, l’envoi numérique, quant à lui, se veut immédiat. Cette instantanéité permet à la fois d’accélérer les processus, mais aussi de gagner en réactivité.
Pourquoi faire appel à un expert en dématérialisation des documents ?
Mener un projet de dématérialisation de documents et des processus implique d’en maîtriser les périmètres organisationnels, réglementaires et normatifs, humains, et techniques. Il convient également d’exploiter plusieurs outils de manière totalement intégrée afin d’optimiser la gestion documentaire, la maîtrise des risques juridiques et la communication aux utilisateurs, pour une parfaite transparence !
À l’ère du travail collaboratif connecté, Hexapage et Ricoh ont ainsi développé deux solutions de dématérialisation Ricoh permettant d’archiver, sécuriser et sauvegarder des documents. L’intérêt est triple :
- Booster les ventes et renforcer la satisfaction client.
- Faciliter et fluidifier les processus d’achats et comptables.
- Digitaliser et automatiser les processus RH.
Interlocuteur local avec la dimension d’un groupe national, Hexapage vous accompagne de l’identification des besoins à la définition de la solution la plus adaptée, jusqu’à l’implantation finale du processus.
Pour plus d’informations, contactez l’expert en dématérialisation des documents !