La transformation digitale des entreprises n’a jamais été plus d’actualité qu’aujourd’hui. Dictée par le succès de l’économie numérique, le besoin de flexibilité et de performance des entreprises, son impact sur le fonctionnement des entreprises est considérable. Comment la digitalisation intervient-elle pour réduire la consommation de papier ? Comment procéder ? Quels en sont les avantages ?
Le digital, la fin du papier ?
Rares sont encore les entreprises ayant passé le cap du tout numérique. On ne peut donc pas arguer que la transformation digitale bien avancée des sociétés a sonné le glas du papier. Pourtant, elle contribue à une nette réduction de son usage dans les process métiers. Elle a, en effet, participé à la prise de conscience de l’inefficacité des processus papier.
En effet, l’utilisation du papier génère de nombreux inconvénients en termes de productivité, de coût et d’écologie. Les workflows papier sont particulièrement chronophages. Il est estimé qu’en moyenne, un collaborateur passe entre 20 et 40% de son temps à chercher une information (source : https://solutions.lesechos.fr/business-development/c/les-enjeux-de-la-dematerialisation-13959/). Faciliter le partage et l’exploitation des données représente donc un enjeu crucial de la productivité des sociétés.
En plus de leur inefficacité, les processus papier représentent un coût pour les entreprises : impression, affranchissement, photocopie, archivage, etc. Ils représentent également un risque de perte ou de fuite de données, dont la cause reste majoritairement liée à des erreurs humaines que la digitalisation permettrait de marginaliser.
La digitalisation des process d’entreprises
Digitalisation, comment procéder pour réduire le papier en entreprise ?
Un projet de dématérialisation commence par un audit afin de développer une stratégie opérationnelle et rationalisée et de cibler les besoins métiers spécifiques à chaque structure. Pour donner un exemple, les process à digitaliser en premiers sont les plus chronophages et ceux qui génèrent le plus de documents papier comme c’est le cas du traitement des factures.
Le projet ne pourra être mené à terme sans une implication de tous les acteurs de l’entreprise, même si le service informatique est bien sûr le point d’orgue du processus. Des actions de formation peuvent ainsi s’avérer nécessaires. Des groupes de travail peuvent être mis en œuvre au sein de chaque service afin de déterminer les enjeux de la dématérialisation avec l’objectif d’optimiser les workflows et de gagner en productivité.
Les remontées de ces groupes de travail doivent amener à la définition d’une solution de digitalisation adaptée aux choix stratégiques de l’entreprise et à des besoins de stockage, de partage et d’exploitation des données. Les workflows doivent être repensés pour plus de flexibilité et de collaboration.
Digitalisation, quels avantages ?
La digitalisation permet d’optimiser les workflows grâce à une gestion et un traitement automatisés des données et ainsi de libérer du temps aux collaborateurs pour la réalisation de tâches à haute valeur ajoutée. L’entreprise gagne ainsi en productivité et en compétitivité. D’autant que la digitalisation permet d’améliorer considérablement les relations clients B2C comme B2B via la plus grande réactivité et adaptation rendue possible par la dématérialisation.
Comment réduire la consommation de papier grâce à la digitalisation avec Hexapage ?
Digitalisation et dématérialisation sont deux facettes d’une même pièce. avec plus de 50 agences et près de 650 partenaires implantés sur tout le territoire français, Hexapage est le premier réseau national indépendant de spécialistes du document.
Nous proposons aux entreprises une expertise pointue pour les accompagner dans leur transition numérique : dématérialisation des documents et digitalisation des process d’entreprise. Bénéficiez notamment des services et dispositifs performants pour assurer la confidentialité et la protection des données des entreprises grâce à un système de sauvegarde fiable et sécurisé. Profitez également de nos solutions innovantes pour optimiser le travail collaboratif et le télétravail.