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Comment dématérialiser ses processus comptabilité ?

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La révolution digitale qui révolutionne le monde de l’entreprise emporte, en effet, une évolution des processus de travail : simplification, fluidification, amélioration, accélération : les bénéfices sont réels aussi bien en ce qui concerne la productivité des équipes que la relation clients ou les ROI. Le service comptabilité est une cible clé pour mettre en œuvre ou poursuivre un processus de dématérialisation au sein de son entreprise. 

Pourquoi dématérialiser ses processus comptabilité ? 

La dématérialisation comptable présente de nombreux bénéfices dont les deux plus importants sont l’accélération des délais de transmission et la réduction conséquente des frais de traitement : gain de temps et économies. 

Le partage et l’envoi des pièces comptables est facilité tant en interne qu’en externe ce qui améliore considérablement les relations clients de l’entreprise, désormais en mesure de formaliser facilement et rapidement de nouvelles relations commerciales. 

Cette automatisation des processus comptabilité permet aux collaborateurs de se dégager des tâches rébarbatives et chronophages pour se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée. Elle permet également de limiter les erreurs de saisie comptables, ce qui constitue une réelle avancée en termes de sécurité. 

Il en va de même de l’archivage. Finies les pertes de temps à rechercher un document ou à le stocker. La dématérialisation comptable assure une meilleure traçabilité et un traitement optimisé des données. 

Il n’est pas non plus négligeable de considérer l’aspect écologique de la dématérialisation qui permettra à l’entreprise de réduire son empreinte environnementale en limitant l’utilisation du papier. 

Comment réussir la dématérialisation de son service comptabilité ? 

La réglementation est favorable à ce que les entreprises repensent leur service comptabilité. Ainsi, la loi Macron en date du 6 août 2015 impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électronique transmises par d’autres entreprises privées. Un processus similaire est en cours pour étendre cette obligation aux relations BtoB dans le secteur privé, suite à la loi de finances pour 2020. 

La dématérialisation des factures est en effet le point d’orgue. Les entreprises doivent être en mesure d’envoyer des factures avec signature RGS par le biais d’une application numérique sécurisée qui fournit une preuve de sa réception. Il est également possible de numériser et d’indexer les factures avant de détruire les factures papier. Cet archivage unique permet de garantir la fiabilité des données grâce à une traçabilité. 

Ces factures avec des signatures qualifiées RGS en format PDF peuvent être transmises à l’Administration fiscale pour valoir ce que de droit. 

Le Groupe Hexapage, leader des spécialistes du documents au niveau national avec près de 50 agences et 650 collaborateurs sur l’hexagone, accompagne les entreprises dans leurs projets de dématérialisation. Le groupe met au service de ses partenaires toute son expertise et la réactivité de ses équipes pour une offre de services complète : 

  • dématérialisation des documents
  • gestion des flux documentaires
  • archivage des documents 
  • signature électronique des documents

L’entreprise garantit la sécurisation des processus de ses clients. Ainsi, Hexapage a su s’imposer comme un partenaire de confiance grâce au professionnalisme et à l’écoute dont les collaborateurs du groupe font preuve dans leur gestion de projet.