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Dématérialisation : diminuer le papier sans perdre en organisation

dématérialisation du papier

La dématérialisation est désormais au cœur des préoccupations des entreprises ayant entamé leur transformation digitale. Bien loin de perdre en organisation, au contraire, elle gagne en sécurité, en productivité et en coûts. 

Les inconvénients majeurs du papier :

Très peu d’entreprises sont aujourd’hui passées au tout numérique. Pourtant, l’utilisation du papier génère des inconvénients majeurs en termes de productivité, de coût et d’écologie. En effet, les équipes utilisent une importante partie de leur temps à la recherche manuelle de documents, ce qui ralentit considérablement les workflows. En effet, le traitement et le partage d’informations papier peut s’avérer particulièrement chronophage. La baisse de productivité qui résulte de l’inefficacité des processus papier n’est pas uniquement due à la perte de temps mais également aux erreurs. 

Les coûts engendrés par les processus papiers ne sont pas négligeables entre le coût du papier, de l’impression, de l’envoi, de l’archivage, etc. Doivent également être prises en compte les failles de sécurité en lien avec les processus papier. En effet, une majeure partie des risques de sécurité des entreprises sont causés par des vols et des pertes de données papier. Le chiffrage des données pourrait les éviter. En outre, la dématérialisation contribue à la mise en conformité des entreprises aux évolutions normatives, notamment au RGPD. 

Comment procéder à la dématérialisation d’une entreprise ?

La dématérialisation implique de supprimer petit à petit le papier de ses processus métier afin de permettre d’optimiser les workflows grâce à une gestion et un traitement automatisés des données et ainsi permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.  

Identifier et hiérarchiser les processus à dématérialiser

Certains process métiers s’avèrent particulièrement chronophages et exigeants. Ils s’intègrent mal dans les workflows et requièrent une dématérialisation rapide. Bien que tous les services d’une entreprise peuvent être concernés, il convient de privilégier ceux qui génèrent le plus de documents papier tels que le traitement des factures, les bulletins de paie des salariés, etc.

Elaborer une stratégie de management

Un projet de dématérialisation est un projet d’ampleur globale, il ne peut être mené à terme sans le soutien des cadres, la formation et la sensibilisation des équipes afin de s’assurer de leur engagement. En outre, au sein de chaque service, un groupe de travail doit être mis en place afin d’identifier les opportunités et les défis de la dématérialisation. L’objectif de ces groupes de travail doit ainsi être une rationalisation la plus poussée possible des workflows afin de gagner en productivité.

Concevoir une solution de dématérialisation

La conception d’une solution de dématérialisation doit être adaptée aux besoins et aux process métiers propres à l’entreprise, en fonction des méthodes de collecte, de stockage, de partage et d’exploitation des données actuelles. Elle doit ainsi prendre en compte les remontées de ces groupes de travail et doit être conçue en lien avec le service informatique de l’entreprise.

Des phases de test doivent être mises en œuvre afin de faire apparaître les défauts mais également afin de faire germer des perspectives d’amélioration et de simplification avec l’horizon d’une solution intuitive et personnalisée.