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Dématérialisation & cloud : les meilleures approches pour une entreprise ?

Entre impératifs de productivité et augmentation des exigences normatives, la dématérialisation des process métiers et des documents est aujourd’hui un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises désireuses d’améliorer leur efficacité ainsi que leur relation client.

Les principaux enjeux de la dématérialisation sont la rapidité de la transmission des informations ainsi que la sécurité du stockage des données. Tous les métiers de l’entreprise (comptabilité, finance, juridique, ressources humaines, relation client, production, etc.) sont concernés.

Les gains de la dématérialisation et du cloud pour les entreprises

La dématérialisation ne consiste pas seulement en un stockage numérique de la documentation de l’entreprise. La dématérialisation ne présente une véritable optimisation pour la rentabilité de la société que dans la mesure où elle permet d’exploiter les données dématérialisées en les analysant pour en déduire des informations.

Les solutions de dématérialisation ont énormément évolué ces dernières années. Tout laisse d’ailleurs croire qu’elles continueront sur cette lancée avec le développement de la mobilité au travail, notamment avec la place centrale que la crise sanitaire a conféré au télétravail. L’utilisation des solutions à la demande hébergées dans le cloud est ainsi en constante augmentation. Elles contribuent à dynamiser les entreprises. 

Les avantages du cloud pour les entreprises sont indéniables. Les solutions cloud permettent de réduire considérablement les coûts notamment de transmission et d’impression. L’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) estime ainsi que les impressions non lues représentent 400 millions d’euros par an. Pilotage en temps réel de l’activité, validation d’une facture depuis un smartphone, consultation de documents d’un autre service, gestion des données personnelles clients, les possibilités sont nombreuses et opérationnelles. 

Les solutions cloud offrent donc une flexibilité sans pareil qui améliore les conditions et la qualité de travail. Leur mise en place est rapide, sans nécessité d’installation sur les postes des équipes. Elles ne nécessitent pas de mises à jour. Elles permettent de travailler en collaboration de façon rapide tout en s’adaptant aux différents besoins métiers, même depuis un mobile sans problème d’affichage ou de compatibilité.

Les outils innovants de la dématérialisation

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) sont aujourd’hui mis au service de la dématérialisation au sein des entreprises. Il incombe cependant de choisir les bons outils pour un gain de productivité réel. Des logiciels de GED grand public existent au premier rang desquels des systèmes tels que Google Drive ou DropBox. S’ils sont adaptés pour des petites structures, par exemple celles qui débutent leurs activités, ils ne conviennent, en revanche, pas à une dématérialisation complète et réussie des documents d’une entreprise développée. C’est pourquoi HEXAPAGE privilégie les solutions de dématérialisation comme ZEENDOC pour accompagner les TPE et PME

Des logiciels de GED évolués sont alors nécessaires. Ils permettent d’intégrer la dématérialisation dans l’exécution des process métiers. C’est la raison pour laquelle des solutions innovantes ont vu le jour pour accompagner les entreprises. Il s’agit des logiciels de type ECM (Entreprise Content Management) en français : la gestion des contenus d’entreprise. Ils se caractérisent par des fonctionnalités plus complètes qui dépassent la simple numérisation et le stockage des documents sur un cloud. En effet, ils offrent également des potentialités en termes de partage et d’exploitation des documents permettant, ainsi, une meilleure gestion des processus. 

En conclusion, l’approche qui domine en matière de dématérialisation est celle consistant à passer d’une gestion de documents classique à une gestion de la donnée grâce à l’apport de l’intelligence artificielle qui travaille aux côtés des entreprises pour améliorer la centralisation des informations, leur traitement ainsi que la collaboration entre les équipes, tout en s’assurant des enjeux de sécurité.